Arbeitsabläufe möglichst automatisieren ist mit den heutigen technologischen Möglichkeiten keine Hexerei mehr. Seit der Industrialisierung wird mit Prozessen und Workflows gearbeitet. Das ist keine neue Erfindung. In vielen Unternehmen finden diese Abläufe aber noch in Papierform statt:
– Rechnungen werden durch die Abteilungen verteilt zur Visierung.
– Projektmappen landen auf den Tischen der Personen die Arbeiten ausführen müssen.
– Belege werden manuell gesammelt und weitergereicht und kontiert.
– Arbeitsrapporte werden monatlich zur Verrechnung an den Innendienst geschickt.
– Und vieles mehr.

Solche Abläufe haben aber grosse Nachteile die sich gerade in der heutigen Situation mit Homeoffice, Splitoffice etc. sehr nachteilig auswirken.

Die aktuelle technologische Entwicklung ermöglicht es, auf einfache Weise Abläufe effizienter zu machen, oder komplett zu automatisieren. Und vor allem können sie komplett auf dem digitalen Weg abgewickelt werden. Dadurch spielt es keine Rolle mehr wo sich der Mitarbeiter befindet. Solange er Zugriff auf die System hat, ist er in der Lage sämtliche Arbeiten ausführen zu können.

Zusätzlich können damit verschiedene Ziele erreicht werden.
1. Schneller – wenn keine menschliche Einflussnahme mehr notwendig ist sind Ergebnisse innert Sekunden abrufbar.
2. Zuverlässiger – strukturierte Abläufe reduzieren die Fehlerquote und stellen eine gleichmässige Qualität sicher.
3. Übergreifend – Manuelle Datenerfassung von einem System auf ein anderes entfallen, durch die Nutzung automatischer Schnittstellen.
4. Günstiger – Was IT besser kann soll durch IT erledigt werden, damit die Menschen sich darauf konzentrieren können was sie besser können.

Auf dem Markt gibt es unzählige Anwendungen die genau solche Funktionen mit vernünftigem Aufwand realisieren lassen. Es ist auch nicht mehr nötig umfassende Systeme anzuschaffen und grosse Projekt zu lancieren. Vielmehr macht es Sinn Schritt für Schritt einzelne Arbeitsabläufe zu überdenken, anzupassen und in eine komplett digitale Form zu überführen.