Bis vor kurzem wurden Dateien wie Word Dokumente oder Excel Files per Mail an Mitarbeiter und Partner verschickt.
Dies weil man früher keine andere Möglichkeiten hatte und das im Vergleich zu anderen Alternativen richtig effizient war. Die Schwierigkeit liegt jedoch darin, dass mit jedem Versand eine Kopie des Originals erstellt wird. Wenn der/die Partner/in dann Ergänzungen macht, dann gibt es plötzlich zahlreiche „Originale“. Der Aufwand um die Uebersicht zu behalten steigt buchstäblich exponential an. Idealerweise gibt es von einem Dokument nur ein Original; eine aktuelle Version. Das lässt sich mit Microsoft 365 sehr einfach bewerkstelligen. Wohlverstanden reden wir hier von Dokumenten die auch bearbeitet werden. Es spricht nichts dagegen ein fertiges PDF als Mailanhang zu verschicken.
Aber warum werden noch immer wie vor 10 Jahren Dokumente in der Gegend herumgeschickt. Aus meiner Erfahrung könnte in vielen Projekten massiv Koordinationsaufwand eingespart werden, wenn alle Teilnehmer das gleiche Dokument mit Ihrem Inhalt befüllen resp. bearbeiten. Mögliche Gründe weshalb es doch nicht gemacht wird könnten sein:
- Man weiss es gar nicht wie einfach das auf die neue Weise gemacht werden könnte.
- Angst dass andere Benutzer etwas löschen, das sie nicht sollten.
- Es den anderen nicht zutrauen damit umgehen zu können.
- Die Zeit eilt und am schnellsten geht es wenn es so gemacht wird wie mans immer gemacht hat.
- Etc.
Im folgenden kurzen Film zeige ich auf wie einfach es ist das auf die aktuellste Art zu tun. Es geht nicht um eine Projektumgebung sondern lediglich darum Word, Excel, Powerpoint oder was auch immer für Dateien bei denen mehr als eine Person arbeitet sinnvoll und effizient zu teilen.
