Damit Meetings wirklich effizient sind, genügt es nicht einfach Teams zu nutzen. Die richtige Vorbereitung, aber auch das Festhalten der Diskussion, das notieren von Entscheiden und Aufgaben sind wesentliche Bestandteile. Und dann soll es auch in später nachvollziehbar und bei Bedarf wiedergefunden werden.
Immer wieder höre ich von Freunden, Kunden, Partnern die Aussage, dass zu viel Zeit in Meetings verbracht wird und die Ergebnisse vergleichsweise bescheiden sind. Zudem hat sich die Art wie Meetings abgehalten werden grundlegend verändert. Die meisten Unternehmen sahen sich gezwungen auf Telefonkonferenzen und Onlinemeetings auszuweichen. Das hat sehr viele positive Aspekte und wir alle sind diesbezüglich einen grossen Schritt vorwärts gekommen. Wir alle hätten wohl nicht gedacht was alles Online möglich ist. Unbestritten gibt es auch Gespräche die online nicht geführt werden können.
Aber egal auf welche Weise das Meeting durchgeführt wurde, der grundsätzliche Ablauf bleibt der Gleiche. Zu einem effizienten guten Meeting gehören:
- eine seriöse Vorbereitung und Erstellung der Traktanden
- effiziente, zielgerichtete Durchführung
- Festhalten der Diskussionen und Entscheide und Zuteilung und Planung der resultierenden Aufgaben.
Klassisch läuft das bei formellen Meetings so ab, dass eine Word Traktandenliste verschickt wird. Während des Meetings wird das Protokoll verfasst und allf. eine Aufgabenliste geführt. Bei weniger formellen Meetings, die weit häufiger vorkommen werden oft keine Protokolle erstellt. Jeder notiert sich einfach was für ihn/sie relevant ist.
Im Geschäftsumfeld finden Meetings häufig in Teams statt. Wir haben uns auf die Suche gemacht um für beide Meetingtypen eine effiziente Lösung zu suchen und sind fündig geworden. Ich bin überzeugt, dass dieses Produkt alle diese Herausforderungen löst und effiziente, nachhaltige Meetings ermöglicht. Damit lässt sich jede Menge Zeit sparen für alle Beteiligten und was noch weit wichtiger ist. Gedanken, Ideen, Entscheide gehen nicht verloren oder versanden.
